• витяг із наказу про виключення військовослужбовця із списків особового складу у зв’язку із смертю, визнанням його судом безвісно відсутнім чи оголошення померлим або копія такого наказу;
• свідоцтво про смерть військовослужбовця або рішення суду про визнання його безвісно відсутнім;
• документ про причини та обставини смерті військовослужбовця (відповідний наказ (витяг із наказу), акт проведення розслідування, довідка про обставини травми (поранення, контузія, каліцтво) тощо), який підтверджує, що військовослужбовець загинув (помер) не внаслідок вчинення ним кримінального чи адміністративного правопорушення або що загибель (смерть) сталася не внаслідок вчинення ним дій у стані алкогольного, наркотичного або токсичного сп’яніння чи навмисного заподіяння собі тілесного ушкодження;
• постанова військово-лікарської комісії (крім випадків, коли військовослужбовець пропав безвісти).

батькам, дружині (чоловіку) у разі, коли вона (він) не взяла (не взяв) інший шлюб, дітям, які не досягли повноліття, або повнолітнім дітям — особам з інвалідністю з дитинства військовослужбовців, які загинули (померли) чи пропали безвісти (і за рішенням суду визнані безвісно відсутніми) під час проходження військової служби.

• Заява;
• копія документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України, або документа, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус (за наявності технічної можливості доступу до відомостей про зазначені документи стосовно заявника копії таких документів заявником не подаються);
• документи, що підтверджують сімейні (родинні) відносини із військовослужбовцем, який загинув (помер) чи пропав безвісти під час проходження військової служби (свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, витяг із Державного реєстру актів цивільного стану громадян про народження або шлюб);
• фотокартка члена сім’ї (крім дітей, які не досягли повноліття) розміром 2,5х 3,5, де зображення обличчя має складати 65—70 відсотків фото;
• висновок медико-соціальної експертної комісії щодо повнолітньої дитини військовослужбовця, який загинув (помер) чи пропав безвісти під час проходження військової служби, про визнання її особою з інвалідністю з дитинства;
• рішення районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, виконавчого органу міської, селищної, сільської, районної в місті (у разі утворення) ради або суду про встановлення над дитиною-сиротою, дитиною, позбавленою батьківського піклування, опіки, піклування, влаштування у прийомну сім’ю або дитячий будинок сімейного типу (у разі здійснення опіки або піклування над дітьми військовослужбовця, який загинув (помер) чи пропав безвісти під час проходження військової служби, чи влаштування їх у прийомну сім’ю або дитячий будинок сімейного типу).

Посвідчення видається протягом 30 календарних днів з дня надходження відповідної заяви з усіма необхідними документами.

• військовослужбовець загинув (помер) чи пропав безвісти під час проходження військової служби внаслідок вчинення ним кримінального чи адміністративного правопорушення або коли загибель (смерть) військовослужбовця сталася внаслідок вчинення ним дій у стані алкогольного, наркотичного або токсичного сп’яніння чи навмисного заподіяння собі тілесного ушкодження;
• заява та додані до неї документи подані не в повному обсязі, про що заявникові повідомляється письмово із зазначенням підстав. У такому випадку заява та документи повертаються заявникові.

Після усунення причин, які стали підставою для повернення заяви та документів, заявник може повторно звернутися для отримання посвідчення.

У разі коли посвідчення стало непридатним для використання, було втрачено або в разі зміни прізвища, власного імені або по батькові.

• виявлення факту подання недостовірної інформації про військовослужбовця, який загинув (помер) чи пропав безвісти під час проходження військової служби, або членів його сім’ї;
• встановлення місця перебування військовослужбовця, який значився таким, що пропав безвісти;
• досягнення 18-річного віку дітьми військовослужбовців, які загинули (померли) чи пропали безвісти під час проходження військової служби;
• закінчення строку, на який встановлено інвалідність повнолітнім дітям — особам з інвалідністю з дитинства;
• коли дружина (чоловік) взяла (взяв) інший шлюб;
• коли посвідчення стало непридатним для використання;
• у разі зміни прізвища, власного імені або по батькові члена сім’ї військовослужбовця, який загинув (помер) чи пропав безвісти під час проходження військової служби.

до кол-центру військової частини за останнім місцем проходження служби військовослужбовця, який загинув (помер) чи пропав безвісти під час проходження військової служби (номера телефонів кол-центрів розміщено на офіційному вебсайті Національної гвардії України в розділі контакти)